Tìm hiểu 8 bước giúp tiết kiệm thời gian làm việc

No comments

Hãy dành 2 buổi một ngày để kiểm tra và trả lời email và thư thoại. Trong thời gian đó, bạn sẽ chỉ làm công việc này và không làm bất kỳ việc khác. Sắc xếp các email và cuộc

Bằng cách thiết kế một thời gian biểu để chuẩn bị và lập kế hoạch, mọi người có thể phát hiện ra những khoảng thời gian rảnh rỗi trong ngày để làm các công việc mong muốn mà vẫn vui vẻ. Những lời khuyên và phương pháp dưới đây sẽ giúp mọi người sử dụng thời gian theo cách hiệu quả nhất có thể để tăng năng suất lao động.

Lập kế hoạch công việc

Lập kế hoạch công việc chi tiết là việc đầu tiên để tăng năng suất lao động

Lập kế hoạch công việc và kế hoạch làm việc. Hãy dạnh ra 10 đến 15 phút vào đầu hoặc cuối mỗi ngày và thiết kế một danh sách cần làm cho những nhiệm vụ sắp tới và mỗi người sẽ biết những nhiệm vụ nào là quan trọng nên bắt đầu vào ngày làm việc mới. Sự chuẩn bị trước như này có thể tiết kiệm hơn một tiếng đồng hồ mỗi ngày.

Sử dụng thời gian hiệu quả nhất trong ngày để giải quyết công việc quan trọng nhất

Một số chúng ta thích dậy sớm vào buổi sáng trong khi những người khác lại thích làm cú đêm. Nếu mọi người cần thức dậy vào buổi sáng để bắt đầu công việc thì đừng cố ép buộc một thời gian cố định theo thời gian biểu.

Bắt đầu ngay từ bây giờ

Điều quan trọng đầu tiên là bạn phải bắt đầu với những dự án lớn, dài hạn. Sợ hãi, do dự và hoài nghi sẽ làm giảm hiệu quả hành động. Ví dụ, nếu bạn có mong muốn viết một cuốn sách, hãy viết một từ duy nhất lên một vài trang giấy. Hãy mở rộng từ một từ thành một câu, sau đó thành một đoạn và không bao lâu, bạn sẽ hoàn thành một chương.

Nói không với những kế hoạch nhỏ

Cố gắng nói không với những nhiệm vụ mà ngay lập tức làm mọi người xao nhãng việc hoàn thành những kế hoạch dài hạn, quan trọng. Nếu dành phần lớn năng lượng để đối phó với những công việc lặt vặt, mỗi người sẽ không bao giờ tìm ra được thời gian để làm những công việc quan trọng.

Tổ chức cuộc sống theo từng tuần

Vào tối chủ nhật, hãy lên kế hoạch dài hạn cho cả tuần kế tiếp. Trong tuần, dành thời gian mỗi ngày tập trung vào các công việc ưu tiên và bạn thực sự sẽ bị sốc với kết quả mình làm được. Kết hợp các yếu tố của mục tiêu dài hạn vào trong danh sách thực hiện theo ngày, mọi người sẽ hoàn thành được kế hoạch quan trọng nhất.

Sử dụng phương pháp tùy khả năng cho các công việc

Các thông tin và hoạt động trong một ngày, hãy kết thúc chúng trên cơ sở tùy khả năng thay vì đặt chúng vào danh sách buộc phải làm để hoàn tất. Như vậy mỗi người sẽ có cảm giác công việc ít đi và dễ dàng hoàn thành hơn.

Quản lý tất cả email và thư thoại hai lần một ngày

Hãy dành 2 buổi một ngày để kiểm tra và trả lời email và thư thoại. Trong thời gian đó, bạn sẽ chỉ làm công việc này và không làm bất kỳ việc khác. Sắc xếp các email và cuộc gọi thoại vào chế độ ưu tiên từ cao xuống thấp. Thời gian còn lại trong ngày, bạn sẽ hạn chế sử dụng email và điện thoại mà chỉ tập trung vào kế hoạch hiện tại mà thôi.

Nên xem xét lại vào cuối ngày

Xem lại danh sách cần làm vào cuối ngày để đánh giá những gì đã hoàn thành và những gì lẽ ra đã hoàn thành tốt hơn cũng như những gì phải làm trong ngày mai. Đây là bước cuối cùng cần làm giúp nâng cao hiệu quả làm việc.